Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungen verwalten
Der Versand per E-Mail ist eine moderne Alternative zum Drucken. Plugin.ch automatisiert diesen Vorgang vollständig mit professionellen Vorlagen. Dieses Tutorial führt Sie durch die Konfiguration und den Versand von Rechnungen per E-Mail.
Noch nicht versendete Rechnungen versenden
Sie haben Rechnungen im E-Mail-Format erstellt und möchten sie an Ihre Mitglieder senden. Hier die Vorgehensweise:
Die Rechnungsverwaltung aufrufen
Gehen Sie zu RECHNUNG / RECHNUNGEN VERWALTEN.
E-Mail-Vorlageneinstellungen prüfen
Stellen Sie vor dem Versand sicher, dass der Betreff der E-Mail konfiguriert ist in EINSTELLUNG / FAKTURIERUNG VERWALTEN. Dieser Betreff erscheint im Posteingang Ihrer Mitglieder.
E-Mail-Rechnungen identifizieren
Rechnungen im E-Mail-Format werden durch ein Umschlagsymbol in der Statusspalte gekennzeichnet.
Gruppe mit den E-Mail-Rechnungen auswählen
Öffnen Sie die Gruppe, welche die zu versendenden Rechnungen enthält.
Auf "Nicht versendete E-Mail-Rechnungen senden" klicken
Diese Aktion startet den Versand aller E-Mail-Rechnungen, die noch nicht verschickt wurden. Das System zeigt je nach Status der SMTP-Verbindung eine Bestätigungs- oder Fehlermeldung an.
SMTP-Verbindungsprobleme beheben
Falls der Versand mit einem SMTP-Fehler fehlschlägt, so diagnostizieren und beheben Sie das Problem:
Zur E-Mail-Konfiguration wechseln
Gehen Sie zu PARAMETER / E-MAIL-VERSAND VERWALTEN.
Mit dem empfohlenen SMTP-Server testen
Wenn Sie Bluewin-Abonnent sind, versuchen Sie smtpauth.bluewin.ch. Überprüfen Sie, dass Ihr SMTP-Benutzername und -Passwort korrekt sind. Falls der Fehler bestehen bleibt, kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Anbieter oder den Plugin.ch-Support.
Wenn ein Mitglied die Rechnung nicht erhalten hat
Mehrere Gründe können erklären, warum eine E-Mail nicht empfangen wurde. So untersuchen und beheben Sie das Problem:
E-Mail-Adresse prüfen
Gehen Sie zur Karte des Mitglieds und prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist. Tippfehler sind die Hauptursache für nicht empfangene E-Mails.
Über "Rechnung bearbeiten" korrigieren
Öffnen Sie die Rechnung zur Bearbeitung, korrigieren Sie bei Bedarf die E-Mail-Adresse.
Rechnung erneut senden
Sobald die Adresse korrigiert ist, können Sie den Versand der Rechnung erneut auslösen. Kehren Sie zur Rechnungsliste zurück und verwenden Sie "Nicht versendete E-Mail-Rechnungen senden" oder ändern Sie den Status der Rechnung, um den erneuten Versand zu markieren.
- Testen Sie den Versand einer Test-E-Mail, bevor Sie einen Massenversand starten
- Stellen Sie sicher, dass der Betreff der E-Mail-Vorlage professionell und klar ist
- Behalten Sie über den Status "E-Mail gesendet" den Überblick, wer die Rechnung erhalten hat
- Mahnungen per E-Mail funktionieren nach denselben Grundsätzen
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten